Kluysbos
Boshyacint
Kluysbos
Daslook

Beste vrijwilligers,

Vanaf 25 mei 2018 is GDPR (General Data Protection Regulation) van kracht. Dit is een verzameling van Europese regels om de persoonlijke gegevens van burgers (beter) te beheren en beschermen. Die datum is ook voor de vzw De Mark belangrijk, omdat we met persoonlijke gegevens van leden en niet-leden werkt. Bijvoorbeeld om uitnodigingen en nieuwsbrieven te versturen.

De GDPR omvat heel wat regels. Hieronder de belangrijkste voor onze vereniging:

  1. Moeten we als vzw De Mark de GDPR-regels volgen?

Ja. Zelfs een vzw moet deze (nieuwe) regels naleven. Ook een vzw moet de privacy van je leden en niet-leden respecteren. De volledige privacyvoorwaardige kan je vinden op www.vzwdemark/GDPR/Privacyvoorwaarden_vzw De Mark.pdf.

  1. Wat doen we wel/niet met persoonlijke gegevens van leden en niet-leden?
  • We verwerken persoonlijke gegevens volgens het doel waarvoor ze opgegeven worden.

Bijvoorbeeld: Paul Linnenbank schrijft zich via e-mail in voor een specifieke activiteit die vzw De mark organiseert. We mogen Paul mailen over deze activiteit (bv. dat hij tuinhandenschoenen moet meebrengen). Als Paul nog niet in het nieuwsbrievenbestand staat, dan mogen we hem daar niet zomaar in opnemen nu we zijn e-mailadres kennen. We moeten de toestemming hebben van Paul alvorens we hem onze nieuwsbrief mogen bezorgen.

  • We vragen niet meer gegevens dan nodig.

Een naam, voornaam, e-mailadres,… zijn nuttig. Een rijksregisternummer of geboortedatum zijn dat (vaak) niet. We vragen alleen de gegevens nodig voor de activiteit.

  • We geven geen persoonlijke gegevens door aan anderen.

Ook niet aan bevriende organisaties indien ze dat vriendelijk zouden vragen. We laten deze gegevens ook niet rondslingeren binnen je afdeling. Er worden personen aangeduidt binnen de vzw die met de gegevens van je leden en niet-leden aan de slag mogen.

  • We vermijden het bewaren van persoonlijke gegevens van de leden of niet-leden op verschillende computers of in een online document (bv. een Google-document).

Het verlies van gegevens (bv. bij verlies van je computer of bij hacking) is een niet te vermijden risico.  De persoonlijke gegevens worden op een usb-stick geplaatst met een paswoord op elk vertrouwelijk document. De back-up van deze stick staat op een vaste pc in niet-geencypteerd formaat met hetzelfde paswoord als van de stick.

  • Het versturen van een nieuwsbrief of uitnodiging via e-mail?

De ontvangers hebben de mogelijkheid om zich uit te schrijven op onze nieuwsbrieven. Dit kan nog niet automatisch. Voor personen die de nieuwsbrief digitaal ontvangen komt in de e-mails met volgende nieuwsbrieven  'Wil je deze nieuwsbrief niet meer ontvangen? Beantwoord deze e-mail met 'Ik wil me graag uitschrijven op deze nieuwsbrief'. Personen die de geprinte nieuwsbrief ontvangen kunnen zich uitschrijven door een email te sturen naar André Prové (Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.) met de melding 'Ik, uw naam, wil me graag uitschrijven op deze nieuwsbrief'

  • We gaan voorzichtig om met het gebruik van beeldmateriaal.

o   We gebruiken geen foto’s die we zomaar op het internet vinden. Deze kunnen auteursrechtelijk beschermd zijn. We kiezen daarom altijd voor rechtenvrije foto’s. Deze vinden we o.a. op www.pixabay.com en www.unsplash.com.

o   We maken zoveel mogelijk gebruik van eigen foto’s.

o   Indien we foto’s maken van personen, dan vragen we toestemming aan deze personen. Mondelinge toestemming volstaat niet meer. Er wordt een formulier voorgelegd waarin staat over welke het gaat en en wat er zal mee gebeuren (b.v. voor op de website of in een brochure). Het ondertekend document wordt centraal bewaart bij de voorzitter van de vzw De Mark.

o   Op onze website stond vroeger een rubriek 'Fotogallerij'. Hierin stonden foto's van onze natuurstage met de kinderen. Het is onmogelijk om aan alle ouders een goedkeuring te vragen voor het plaatsen van de foto's. Daarom werden alle foto's in deze rubriek verwijderd.

 

  1. Waar vind je de algemene privacyvoorwaarden van de vzw De Mark?

Op www.vzwdemark/GDPR/privacyvoorwaarden. Hier kun je meer in detail nalezen wat de vzw De Mark met persoonsgegevens doet.

Als we persoonsgegevens verzamelen (bv. e-mailadressen tijdens de inschrijving van de natuurstage ), vermelden we de link waar deze gegevens gebruikkt worden op het formulier. Zo is de persoon die het formulier invult op de hoogte met wat er met zijn/haar gegevens gebeurt.

  1. Nog vragen?

Stel ze gerust aan Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien. of Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien..